Tu as un lieu en tête, une douzaine de personnes intéressées et aucune idée du prix à afficher. Le budget d’une retraite sportive est précisément l’endroit où les projets dérapent : rarement à cause du tarif du lieu, presque toujours à cause de trois ou quatre postes que personne n’avait chiffrés. Une retraite complète peut très bien ne rien dégager, ou coûter de l’argent à celui qui l’organise. Voici le calcul entier, avec des ordres de grandeur observés en Suisse romande.
Les six postes qui pèsent 80 % du coût d’une retraite sportive
Avant de parler de prix de vente, il faut un coût de revient complet. Ces six postes couvrent l’essentiel du budget ; les suivants font la différence entre une marge correcte et une marge nulle.
L’hébergement : 40 à 55 % du total
- Maison de groupe ou gîte (dortoirs, cuisine à disposition) : CHF 25.– à 60.– par personne et par nuit, sans repas.
- Hôtel 3* ou 4*, chambre double : CHF 75.– à 150.– par personne et par nuit.
- Chalet ou domaine privatisé avec salle incluse : CHF 120.– à 250.– par personne et par nuit en demi-pension.
Hors haute saison (mai-juin, septembre-octobre), en Valais, en Gruyère ou au Pays-d’Enhaut, une négociation sérieuse fait gagner 15 à 25 %. En Italie ou en Espagne, l’hébergement baisse de 25 à 40 %, mais le transport reprend une bonne partie de l’écart.
La restauration
- Pension complète assurée par le lieu : CHF 55.– à 95.– par personne et par jour.
- Cuisinier·ère indépendant·e : CHF 350.– à 600.– par jour, plus les courses (CHF 25.– à 40.– par personne et par jour).
- Régimes spécifiques (végane, sans gluten, charge d’entraînement élevée) : +10 à 15 % sur le poste.
Les espaces de pratique et le matériel
Une salle n’est pas toujours comprise : compte CHF 150.– à 400.– par jour si elle est facturée à part. Vérifie la surface réelle, pas la capacité annoncée : 2,5 m² par personne pour un cours de yoga, 4 m² dès qu’il y a du fonctionnel ou du matériel au sol.
Tapis, blocs et sangles en location reviennent à CHF 5.– à 12.– par personne pour le séjour. Un accès sauna ou bains se situe entre CHF 20.– et 45.– par personne et par entrée, rarement négociable en dessous de 10 participants.
Le transport
- Bus privé 20-30 places depuis Lausanne ou Fribourg : CHF 900.– à 1’800.– aller-retour, selon la distance et le temps d’attente sur place.
- Billets de train en groupe (dès 10 personnes) : 20 à 30 % de réduction, mais chacun gère ses correspondances.
- Vol Genève vers l’Espagne ou l’Italie : CHF 120.– à 280.– par personne à 3-4 mois, plus CHF 300.– à 600.– de transfert groupe par trajet.
L’encadrement et les intervenants
Un second intervenant coûte CHF 250.– à 500.– par jour, frais de déplacement et hébergement en sus. Une séance de massage se facture CHF 90.– à 150.– de l’heure, un photographe ou vidéaste CHF 700.– à 1’500.– la journée.
La commercialisation et l’administratif
Page de vente, visuels et un peu de promotion : CHF 200.– à 800.– par édition. Ajoute 1,5 à 3 % de frais d’encaissement et une RC professionnelle à CHF 200.– à 450.– par an. Si tu pars de zéro sur la structure du séjour, notre guide pour organiser une retraite yoga en Suisse détaille la trame complète avant le chiffrage.
Le coût de revient en un tableau
Base de calcul : une retraite de 4 jours / 3 nuits en Suisse romande, groupe de 10 à 14 personnes. Ce sont des fourchettes de marché, pas une grille tarifaire.
| Poste | Par participant | Ce qui fait varier |
|---|---|---|
| Hébergement (3 nuits) | CHF 150.– à 450.– | Dortoir ou chambre double, saison, privatisation |
| Restauration | CHF 170.– à 340.– | Pension du lieu ou cuisinier·ère, régimes |
| Salle et matériel | CHF 15.– à 70.– | Salle incluse ou facturée, location de tapis |
| Transport | CHF 40.– à 120.– | Bus privé ou trajets individuels |
| Intervenants et extras | CHF 30.– à 120.– | Massages, photo, activités encadrées |
| Commercialisation et admin | CHF 25.– à 70.– | Promotion, frais de paiement, assurances |
| Taxe de séjour | CHF 6.– à 21.– | CHF 2.– à 7.– par nuit selon la commune |
| Coût de revient indicatif | CHF 440.– à 1’190.– | Hors rémunération de l’organisateur |
Les postes cachés qui mangent la marge
Ce sont eux qui transforment une retraite pleine en opération blanche. Aucun n’est imprévisible : ils sont simplement absents des premiers tableaux Excel.
- Les places offertes. Ta place et celle de ton intervenant·e représentent deux coûts variables complets. Sur 12 participants, c’est environ 15 % du chiffre d’affaires qui disparaît si tu ne l’as pas intégré.
- Le minimum garanti du lieu. Beaucoup de domaines facturent 12 ou 14 lits, que tu sois 9 ou 14. Le coût par personne grimpe mécaniquement en cas de remplissage partiel.
- La taxe de séjour. De CHF 1.50 à 7.– par personne et par nuit selon la commune et la catégorie d’hébergement. Souvent exclue des devis, toujours due.
- Les désistements tardifs. Sans acompte non remboursable (30 à 40 %), deux annulations à dix jours du départ suffisent à effacer la marge.
- Le repérage. Une visite du lieu avec nuitée coûte CHF 200.– à 500.– en déplacement et hébergement, et elle n’est jamais facturée au groupe.
- Ménage final, caution et linge. CHF 150.– à 400.– à la sortie, parfois retenus sur la caution pour une cuisine mal rendue.
- Le change et les paiements. Sur un séjour en Italie ou en Espagne, 1 à 3 % partent en frais de change et de virement.
- La TVA. Dès CHF 100’000.– de chiffre d’affaires annuel, tu deviens assujetti en Suisse. Trois retraites par an suffisent à s’en approcher.
- Ton temps. Entre 40 et 80 heures de coordination par édition : repérage, devis, relances, listes alimentaires, planning. C’est le poste le plus coûteux et le seul jamais chiffré.
Du coût de revient au prix de vente : la méthode en 4 étapes
- Sépare fixe et variable. Transport du groupe, intervenants, salle, promotion et places offertes sont fixes. Hébergement, repas, taxe et matériel sont variables par personne.
- Calcule sur l’hypothèse basse. Prends 65 à 70 % de remplissage, jamais le groupe complet. Si le budget tient à 8 personnes, il tiendra à 12.
- Ajoute ta rémunération avant la marge. Compte au minimum CHF 200.– à 350.– par jour d’animation pour toi, puis une marge de 15 à 25 % sur l’ensemble.
- Verrouille la trésorerie. Acompte non remboursable à l’inscription, solde à 30 jours, échéancier du lieu aligné sur tes encaissements.
Exemple chiffré : 4 jours en Valais, 12 places
- Coûts fixes : bus CHF 1’300.–, second intervenant CHF 1’000.–, promotion CHF 700.–, assurance et imprévus CHF 500.–, deux places offertes CHF 660.– → CHF 4’160.–
- Coût variable par participant : CHF 330.– (demi-pension, repas complémentaires, taxe, matériel)
- Prix de vente retenu : CHF 1’150.–
À 12 payants, le coût de revient tombe à CHF 677.– par personne et la marge atteint CHF 5’676.–. À 8 payants, elle descend à CHF 2’400.–. Le seuil de rentabilité se situe à 6 participants : c’est le chiffre à connaître avant de signer le lieu, pas après. Nos retraites déjà organisées suivent toutes cette logique de seuil.
La check-list avant de bloquer une date
- Devis écrit mentionnant le minimum garanti et la date limite d’annulation sans frais.
- Taxe de séjour incluse ou non, noir sur blanc.
- Définition précise de la salle : surface, chauffage, créneaux horaires, matériel disponible.
- Régimes alimentaires chiffrés, pas seulement « possibles ».
- Montant de la caution et conditions de restitution.
- Nombre de places offertes pour l’équipe encadrante.
- Échéancier de paiement compatible avec tes encaissements.
Ce que coûte vraiment une retraite sportive
Un budget de retraite sportive réaliste tient sur une page : six postes principaux, neuf postes cachés, un seuil de rentabilité. Les chiffres ci-dessus donnent les ordres de grandeur du marché suisse romand ; ton devis réel dépend du lieu, de la saison et de la taille du groupe. C’est exactement le travail que nous faisons en amont pour les coachs et les studios, et que décrit notre façon de travailler : lieux négociés, devis consolidé, logistique prise en charge, packs établis sur devis.
Si tu veux vérifier ton budget avant de bloquer une date, un appel découverte de 30 minutes suffit généralement à repérer les deux ou trois postes manquants.